お礼メールの書き方は？社外や先生、面接や香典への感謝などシーン別に例文を紹介

「どんな書き出しにしよう？」「言葉遣いはこれで適切？」「気の利いた締め言葉が思い浮かばない…」などと悩む方は多いのではないでしょうか。

そこで本記事では、お礼メールの書き方を詳しく解説します。ビジネスシーンや先生・恩師に送る場合、内祝い・香典を貰ったときなどシーン別に例文を紹介するので、ぜひ最後まで読み進めてみてください。

• お礼メールを書くときに心得ておきたいポイント4つ
• お礼メールで避けるべき言葉・フレーズ
• ビジネスにおけるお礼メールの書き方・例文【社外向け】
• ビジネスにおけるお礼メールの書き方・例文【社内向け】
• 面接後のお礼メールの書き方・例文
• 先生や恩師へのお礼メールの書き方・例文
• 内祝い・香典をいただいたときのお礼メールの書き方・例文
• お礼メールの基本的な書き方
• お礼メールで知っておくと便利な言葉・フレーズ
• お礼メールへの返信はするべき？
• お礼メールで感謝を伝えて信頼関係を構築しよう！

お礼メールを書くときに心得ておきたいポイント4つ

はじめに、お礼メールを書くときに心得ておきたいポイントを、4つ紹介します。

お礼メールは、マナーを守らないで送ると失礼に当たる可能性もあります。
以下で詳しく解説していくので、しっかりと確認しておきましょう。

1.タイミングを逃さないようにする

お礼メールは鮮度が大切です。送るタイミングを逃さないようにしましょう。

お礼メールがすぐに届けば「真面目で丁寧な人」という印象を持たれるので、契約締結や今後の良好な付き合いに繋がるでしょう。

一方でお礼メールを送るのが遅いと、「時間にルーズな人」「大雑把な人」などの悪い印象を抱かれてしまうかもしれません。

午前中にあった出来事ならその日のうちに、午後にあった出来事なら次の日のお昼までに送るのが基本です。

丁寧に文面を考えたい気持ちは分かりますが、なるべく早く送るように心がけましょう。

2.件名（タイトル）をわかりやすく簡潔にする

件名(タイトル)は、わかりやすく簡潔に書くようにしましょう。

特に仕事上のメールの場合、相手は1日に何十件ものメールを受け取っている可能性があります。一目で何のメールかがわかる件名でないと、読み飛ばしてしまうかもしれません。

したがって、「昨日はありがとうございました」などのような具体性に欠ける件名はNGです。「昨日の打ち合わせの御礼」などのように、具体的かつ簡潔にまとめるようにしてください。

自分の名前や会社名も一緒に書いておくとなお良いです。そういった細かい気遣いは、あなたやあなたの会社の印象アップに繋がりますよ。

3.相手との関係性に合わせた言葉遣いにする

相手との関係性に合わせた言葉遣いを意識しましょう。

仕事上でお礼メールを送るときは、敬語が基本です。特に取引先や顧客へのお礼メールの場合は、間違った敬語を使わないように、送る前にしっかりと確認しましょう。

一方で、同僚や友人、親族など、関係性が近い人にお礼メールを送る場合は、くだけた表現を使う方が気持ちが伝わるかもしれません。

相手との関係性を考えたうえで、ベストな表現を選んでください。

4.定型文をそのまま使わない

お礼メールで定型文を参考にするのは良いですが、定型文をそのまま使用するのは避けましょう。誰に対してでも送れる、ありきたりなメールになってしまいます。

相手の印象に残るのは、「あなたらしさ」や「あなたの気持ち」が表れているメールです。定型文を参考にしつつも、相手との思い出や印象的なエピソード、相手への気持ちなどを盛り込んで、唯一無二のお礼メールに仕上げましょう。

お礼メールで避けるべき言葉・フレーズ

ビジネスシーンでよく使用される「取り急ぎ」という言葉。しかし、お礼メールで「取り急ぎ」という言葉を使うと、失礼に当たるので気をつけましょう。

「取り急ぎ」という言葉には、「とりあえず急いで」という意味があります。つまり、「とりあえず急いでお礼のメールを送った」と相手に伝わってしまう可能性があるということです。

中には、「熟考せずに適当にメールを打った」と悪いように捉える方もいるかもしれません。

「取り急ぎ」はよく耳にする言葉なのでつい使いたくなってしまいますが、お礼メールの文面には使用しないようにしましょう。

ビジネスにおけるお礼メールの書き方・例文【社外向け】

ビジネスで社外の人に向けてお礼メールを送るときの書き方を、例文とともに紹介します。

社外の人に送るメールは、特にマナーや言葉遣いに注意が必要です。しっかりと確認しておきましょう。

1.打ち合わせの後のお礼メール

まずは、相手と打ち合わせをした後のお礼メールの書き方を紹介します。意識するべきポイントは3つです。

すぐに何のメールかがわかるように、「本日の打ち合わせのお礼」というような具体的な件名をつけましょう。

また、お礼だけにとどまらず未来の話をすれば、今後の継続した付き合いに繋げやすいです。以下の例文を参考にしてください。

2.飛び込み営業に対するお礼メール

次に、飛び込み営業を行った後のお礼メールの書き方を紹介します。意識するべきポイントは以下の3つです。

アポ無しで訪問したときこそ、迅速なお礼メールが印象アップに繋がります。だらだらと書きすぎず、簡潔かつ丁寧に感謝の気持ちを伝えましょう。

また、飛び込み営業を契約に結びつけるためには、締めの言葉も重要です。以下の例文を参考にしてください。

3.接待・会食の後のお礼メール

次に、接待・会食の後のお礼メールの書き方を紹介します。意識するべきポイントは以下の3つです。

接待・会食に向けて相手がお店を探してくれた場合は、お店や料理の感想を必ず伝えるようにしましょう。あなたが満足していることが伝われば、「準備して良かった」と思ってもらえるはずです。

また、接待・会食時に話した内容にも触れれば、あなたが相手に興味を持っていることが伝わります。「今後も継続してお付き合いしたい」と思ってもらいやすくなりますよ。

4.契約締結後のお礼メール

次に、契約締結後のお礼メールの書き方を紹介します。意識するべきポイントは以下の3つです。

最も大切なのは、契約締結に対する感謝の気持ちを丁寧に述べることです。それにプラスして積極的な姿勢を示し、相手に「契約を結んで良かった」と安心してもらえるようなメールにしましょう。

契約後のスケジュール進行や期限を明記することも、信頼獲得に繋がります。以下の例文を参考にしてください。

5.新規注文に対するお礼メール

次に、新規注文に対するお礼メールの書き方を紹介します。意識するべきポイントは以下の3つです。

新規注文が入った際は、スピーディーな対応が継続した受注に繋がります。「またお願いしたい」と思ってもらえるように、なるべく当日中に、丁寧な文章で感謝の気持ちを伝えましょう。

また、納期をしっかりと明示することも信頼獲得に繋がります。以下の例文を参考にしてください。

6.入金に対するお礼メール

次に、入金に対するお礼メールの書き方を紹介します。意識するべきポイントは以下の3つです。

金銭のやり取りは相手側が最も不安を感じやすい部分なので、迅速なメール対応が大切です。納期や到着予定日を明記して、安心して取引ができるようにしましょう。

また、商品名や金額などの商品情報を記載すれば、発注ミスや入金ミスを防げます。丁寧な言葉で感謝を伝えることも忘れないでください。

7.求人応募に対するお礼メール

次に、問い合わせ・求人応募に対するお礼メールの書き方を紹介します。意識するべきポイントは以下の2つです。

求職者の中には、「できるだけ早く次の職に就きたい」と焦っている方もいるかもしれません。したがって、書類選考の結果や面接候補日などを記載したお礼メールは、なるべく早く送るようにしましょう。

もし選考に時間がかかる場合は期日の目安を明記し、相手に配慮するようにしてください。

また件名は、「求人応募のお礼」や「面接の候補日について」など、すぐに内容が分かるものにしましょう。

8.贈り物を受け取った際のお礼メール

次に、取引先や顧客から贈り物を受け取った際のお礼メールの書き方を紹介します。意識するべきポイントは以下の3つです。

贈り物は、相手があなたの会社のために時間をかけて選んでくれたものかもしれません。お礼を伝えるだけではなく品物への感想も添えて、丁寧に感謝を伝えましょう。

また、日頃お世話になっていることへの感謝も伝えると、より良好な関係を築いていきやすくなります。

ビジネスにおけるお礼メールの書き方・例文【社内向け】

次に、ビジネスで社内の人に向けてお礼メールを送るときの書き方を、例文とともに紹介します。

メールを送る相手との関係性によって、言葉遣いも変わってきます。しっかりと確認しておきましょう。

1.上司へのお礼メール

はじめに、お世話になった上司にお礼メールを送るときの書き方を紹介します。意識するポイントは以下の3つです。

上司など目上の人に送るお礼メールは、特に言葉遣いに気をつけてください。無意識に間違った敬語を使っている場合もあるので、しっかりと確認しましょう。

感謝を伝えるときは、ただ「ありがとうございました」と書くのではなく、具体的に記載すると好印象に繋がります。たとえば打ち合わせ中の印象深かった出来事や、上司から学んだことに触れると良いでしょう。

さらに、改善点や今後の取り組みについても記載すると、あなたのやる気が伝わりやすいです。以下の例文を参考にしてください。

2.同僚へのお礼メール

次に、協力してくれた同僚にお礼メールを送るときの書き方を紹介します。意識するポイントは以下の2つです。

ただ「ありがとうございました」と感謝するのではなく、協力のお陰で達成できたことを具体的に伝えるようにしましょう。長々と述べるのではなく、簡潔に分かりやすくまとめることが大切です。

3.部下へのお礼メール

次に、部下と信頼関係を築くためのお礼メールの書き方を紹介します。意識するポイントは以下の3つです。

部下と信頼関係を築くためには、努力や成長をしっかりと認めてあげることが大切です。上司から評価してもらえれば、部下のモチベーションアップにも繋がります。

丁寧かつストレートな表現で、感謝の言葉を伝えましょう。

もしまだ結果を出せていない部下に対しても、過程や取り組みに焦点を当てて、良い部分を見つけてあげてください。

4.退職するときのお礼メール

次に、自分が退職するときのお礼メールの書き方を紹介します。意識するポイントは以下の3つです。

まずは、退社する日や最終出社日など、「自分と連絡が取れるのはいつまでなのか」を具体的に明記するようにしてください。そして、今までお世話になったことへの感謝の気持ちを丁寧に伝えましょう。

その後に、自分の後任について伝えます。後任者にしっかりと業務を引き継ぐ旨を伝えることで、相手の不安感がなくなります。以下の例文を参考にしてください。

5.退職者へのお礼メール

次に、退職する人に向けたお礼メールの書き方を紹介します。意識するポイントは以下の3つです。

まずは、退職する人への感謝の気持ちを丁寧に伝えましょう。ここは定型文ではなく、その人との今までの付き合いを思い出して、自分の言葉でお礼を述べてください。いつも以上に丁寧な言葉遣いを心がけましょう。

そして、感謝するだけではなく、今後の活躍を願う言葉で締めくくるのがマナーです。親密な関係だった人なら「寂しい」という気持ちを伝えたくなるかもしれませんが、最後は前向きなメッセージで締めくくってください。

6.プロジェクト終了後の関係者へのお礼メール

次に、プロジェクト終了後の関係者へのお礼メールの書き方を紹介します。意識するポイントは以下の3つです。

プロジェクトの成功はメンバーの尽力のお陰なので、丁寧な言葉で感謝を伝えましょう。一斉送信で全員に同じ文面を送るよりも、1人ひとりを評価する方がメンバーのモチベーションアップに繋がります。

また今後の展望も述べることで、チームの団結力が高まるかもしれません。以下の例文を参考にしてください。

面接後のお礼メールの書き方・例文

「面接を受けた後にお礼メールは送るべき？」と疑問に思っている方は多いでしょう。結論から言うと、お礼メールは必ず送らなければいけない、というわけではありません。

ただ、お礼メールがあると熱意が伝わりやすいですし、「礼儀正しい人だな」という印象も与えられます。

合否に直結はしませんが、なるべくお礼メールは送るようにしましょう。

メールを打つ際に意識するポイントは以下の3つです。

先生や恩師へのお礼メールの書き方・例文

卒業式や志望校合格など何かの節目に、お世話になった先生や恩師に感謝を伝えたいという方は多いでしょう。ここではお礼メールの書き方を解説するので、ぜひ参考にしてください。

意識するポイントは以下の2つです。

お世話になった先生や恩師の場合、ともに歩んできた時間や思い出があるはずです。定型文をそのまま使用すると文章が固くなってしまうので、一緒に過ごした時間を思い返しながら、自分の言葉で感謝を伝えるようにしましょう。

また、今後も引き続き付き合いをお願いしたい旨や自分の未来像なども述べて、前向きな言葉で締めくくるようにしてください。

内祝い・香典をいただいたときのお礼メールの書き方・例文

次に、内祝いや香典をいただいたときのお礼メールの書き方を紹介します。

「親しき中にも礼儀あり」という言葉があるように、相手が友人や親戚だったとしても、丁寧にお礼メールを送るのがマナーです。しっかりと確認しておきましょう。

意識するポイントは以下の3つです。

定型文はあくまで参考にし、自分の言葉で丁寧に感謝を伝えましょう。何か品物をいただいた場合は、感想を添えるのも忘れないようにしてください。「使ってもらえている」と思うと、悩みながら品物を選んだ相手も嬉しくなるはずです。

また、感謝を伝えるだけで終わるのではなく、相手を気遣う言葉で締めくくるようにしましょう。親しい人であれば、近いうちに会いたいという気持ちを伝えてみても良いかもしれません。

お礼メールの基本的な書き方

どんな場面でも共通する、お礼メールの基本的な書き方を紹介します。盛り込む内容は主に以下の7つです。

基本的な書き方を把握していれば、どんな場面にも応用できるでしょう。以下で詳しく解説するので、ぜひ参考にしてください。

1.タイトル（件名）

メールのタイトル(件名)は必ず書くようにしてください。タイトルがないと、何のメールかが分からず相手が読み飛ばしてしまうかもしれません。

タイトルは具体的かつ簡潔に書くように意識しましょう。お礼メールなら、「〇〇のお礼」というタイトルにするのが基本。

「〇〇のお礼」の後に自分の名前や会社名も入れておくと、なお分かりやすいです。

2.相手の名前や会社名を入れる

本文の最初には、相手の名前や会社名を入れるようにしてください。

誤字脱字がないように気をつけましょう。

複数人でメールアカウントを共有している場合があるので、「会社名・部署名・担当者名」を記入しておくと分かりやすいです。

3.冒頭の挨拶・自己紹介をする

次に、冒頭の挨拶と自己紹介をします。「自分が誰か」を冒頭に記載しておかないと、誰からのメールなのかが分かりません。

文末に署名はしますが、すぐに分かるように冒頭にも自分の名前を記載するようにしましょう。

「いつもお世話になっております。〇〇株式会社の△△です。」などの表現が一般的です。

4.感謝を伝える

次に、メールの本題である感謝を伝えます。この部分では定型文に囚われすぎず、自分の言葉でお礼を述べるようにしてください。その方があなたの気持ちが伝わりやすいです。

ただ、失礼に当たらないように、言葉遣いには気をつけましょう。

5.確認事項や今後の関係性に触れる

ビジネスにおいて今後も付き合いが続いていく場合は、確認事項の共有は必須です。

これからのスケジュールを改めて記載したり、資料提出の期限を明記したりして、スムーズにやり取りができるようにしましょう。

ビジネス以外のお礼メールでも、今後の関係性に触れることは大切です。

「また近いうちにお会いしたいです」などと伝えれば、良好な関係を築いていきやすいでしょう。

6.締めの挨拶をする

最後に、締めの挨拶でお礼メールをまとめます。

改めて感謝を伝えたり、今後も付き合いを続けていきたい気持ちを伝えたりしてまとめるのが一般的です。

次の章で、知っておくと便利な締めの言葉を紹介するので、ぜひ参考にしてください。

7.署名

文末に、自分の名前を署名するのを忘れないでください。

署名があると、誰からのメールかが一目で分かるようになります。

お礼メールで知っておくと便利な言葉・フレーズ

お礼メールで知っておくと便利な言葉とフレーズを紹介します。

お礼メール以外のメールでも使える言葉・フレーズなので、覚えておいてください。

書き出しの言葉

お礼メールで使える書き出しの言葉の例を、以下でいくつか紹介します。

シーンに合わせて上記の例文を活用し、お礼メールを作成してみてください。

締めの言葉

次に、お礼メールで使える締めの言葉の例をいくつか紹介します。

上記のフレーズはどんな場面のお礼メールにも合う締め言葉なので、自分好みのものを選んで活用してみてください。

返信不要の旨を伝えたい場合

お礼メールを送って、「返信しないといけない」と相手にプレッシャーをかけてしまうのが気になる…という方もいるでしょう。

そんなときは、以下のフレーズを使うと返信不要の旨を伝えられます。

いずれも、目上の方に使用しても問題ない表現なので、安心して活用してください。

お礼メールへの返信はするべき？

基本的には、お礼メールへの返信はするべきです。

お礼メールには、相手の感謝の気持ちが込められています。もしかしたら時間をかけて文面を考えてくれたのかもしれません。

その相手の心遣いをしっかりと受け取って、丁寧に返信するのがマナーです。

もし「ご返信は無用です」などと書かれていたとしても、返信した方が相手への印象は良くなるでしょう。

お礼メールを受け取ったら、なるべく早く返信するようにしてください。

なお、お礼メールの返信は1往復までが一般的です。したがって、もしお礼メールの返信に対してさらに返信が来たとしても、返す必要はありません。

お礼メールで感謝を伝えて信頼関係を構築しよう！

昔は手紙が一般的でしたが、最近では感謝を伝えるのも「メール」が主流になりました。

メールは手紙に比べて手軽な分、機械的に捉えられてしまう場合もあります。言葉遣いや言葉選びにより一層注意を払い、感謝の気持ちをしっかりと届けたいですよね。

本記事では、お礼メールの書き方をシーン別に詳しく紹介しました。本記事の内容を参考にしながら、あなたらしいお礼メールをつくってみてください。

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